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La facilitación de reuniones es una bendición cuando está bien hecha y una maldición cuando se hace mal. Podrás saber cómo será trabajar con tu candidato a facilitador, si le planteas estas tres preguntas críticas y escuchas las respuestas atentamente. Las respuestas a estas preguntas revelarán información importante sobre el grado de experiencia, profesionalismo y aptitud para el trabajo del facilitador. Los facilitadores experimentados aprecian la oportunidad de explicar su manera de trabajar, ¡Tú también puedes!
 * Tres preguntas que debes hacer al facilitador de tu reunión**
 * 1. ¿Cuál es tu estilo de facilitación?** Asegúrate de que su estilo se complemente con las necesidades y la cultura de tu grupo.
 * 2. ¿Cómo planeas las reuniones? ¿Cuánto tiempo/materiales necesitas para prepararlas?** Presta atención especial a ésta, dado que //¡el// //80% del éxito de la facilitación sucede antes de que empiece la reunión!//
 * 3. ¿Qué tipo de materiales entregas al final?** Los informes, recomendaciones y evaluaciones son elementos clave para monitorear el progreso de tu grupo y deben estar incluidos en el plan de trabajo del facilitador.

Meeting Facilitation is a blessing when done well and a curse when poorly executed. Get a preview of what it will be like to work with your prospective facilitator by asking these three critical questions and listening carefully to the answers. Answering these questions will reveal important information about the facilitator’s level of experience, professionalism and suitability to the job. Experienced facilitators appreciate the opportunity to explain how they work. You can too
 * Three questions you should ask your meeting facilitator**
 * 1. What is your facilitation style?** Make sure their style complements your group’s needs and culture.
 * 2. How do you plan meetings? What prep time/materials do you need?** Pay special attention to this one, since //80% of successful facilitation happens before the meeting starts!//
 * 3. What sort of deliverables you provide at the end?** Reports, recommendations and evaluations are a key element to monitoring the progress of your group and should be included in the facilitator’s work plan.

Six Traps: How Good Meetings Go Bad
A well-planned agenda is the key to leading great meetings. Here are six common mistakes in agenda planning. (And we’re not even counting the mistake of not having an agenda to begin with! Not everything can get covered in every meeting – prioritizing your agenda items makes your meetings more effective. Some agenda items can be breezed through, but many require additional clarification, questions and discussion. Make sure you allot enough time for each agenda item. One word: B-O-R-I-N-G. Distribute reports in advance, and limit speechifying. The true purpose of a meeting is collaboration. If all of the communication is “one-way,” or dominated by one individual, consider alternate communication strategies. Bodies don’t like to sit for more than 90 minutes. Regular breaks will revive your group’s energy and give an appealing structure to your meeting. Just like the “junk drawer” in your kitchen, a “miscellaneous” agenda category is sure to be a cluttered mess that contains many items of dubious value. Furthermore, because you do not know in advance what they are, they are almost sure to make the meeting run overtime. Experienced meeting facilitators can spot these common mistakes and work with the meeting convener to plan an agenda that keeps participants engaged and serves the needs of the organization. You can too!
 * 1. Too many items on the agenda**
 * 2. Unrealistic time estimates**
 * 3. Too much time spent in passive listening (reports, speeches, etc)**
 * 4. One person does all or most of the talking**
 * 5. No breaks are scheduled**
 * 6. “Miscellaneous” agenda items**

Una agenda bien planeada es la clave para conducir reuniones geniales. Los siguientes son seis errores comunes al planear una agenda (¡Ni siquiera contamos el de no tener una agenda, para empezar!) No es posible tratar todo en cada reunión – priorizar los temas de la agenda hace que tus reuniones sean más efectivas. Algunos puntos se pueden tratar muy rápidamente, pero muchos requieren aclaraciones, preguntas y discusión. Asegúrate de asignar tiempo suficiente para cada tema de la agenda. Una palabra: A-BU-RRI-DO. Distribuye informes previamente, y limita el discurseo. El verdadero propósito de una reunión es la colaboración. Si toda la comunicación va en un solo sentido, o es dominada por una persona, considera estrategias de comunicación alternativas. Al cuerpo no le cae bien estar sentado más de 90 minutos. Los descansos regulares renuevan la energía del grupo y dan una estructura atractiva a tu reunión. Tal como “ese” cajón de tu cocina, una categoría de “Asuntos Varios” en tu agenda seguramente será un revoltijo desordenado que contiene muchas cosas de dudoso valor. Además, como no sabes anticipadamente cuáles son, es casi seguro que harán que la reunión se prolongue más de lo previsto. Los facilitadores experimentados están alertas ante estos errores comunes y trabajar con quien convoca la reunión para planear una agenda que mantenga el interés de los participantes y atienda las necesidades de la organización. ¡Tú también puedes!
 * **Seis Trampas: Cómo las buenas reuniones se vuelven malas** ||
 * 1. Demasiados puntos en la agenda**
 * 2. Estimaciones de tiempo poco realistas**
 * 3. Demasiado tiempo dedicado a escuchar pasivamente (informes, discursos, etc.)**
 * 4. Una persona habla todo o la mayor parte del tiempo**
 * 5. No hay recesos previstos**
 * 6. “Asuntos Varios” como tema de la agenda**


 * **Three questions you MUST ask before your next meeting**

We all hate bad meetings. Asking these three simple questions –whether you’re the meeting planner, attendee or professional facilitator– will go a long way toward creating better meetings

A muddy sense of purpose will derail even the best groups. || T**res preguntas que DEBES hacer antes de tu próxima reunión.**
 * 1. What is the purpose of the meeting?**

Todos detestamos las malas reuniones. Plantear estas tres preguntas simples –ya seas quien planifica la reunión, un participante o un facilitador profesional– será muy útil para crear mejores reuniones. Una idea confusa del propósito puede sabotear hasta los mejores grupos. || Deliberately selecting participants – and making sure they know __why__ they’ve been asked to attend – increases enthusiasm, participation and overall meeting satisfaction. || **2. ¿Quiénes deberían asistir** **̶** **y por qué?** Seleccionar intencionalmente los participantes – y asegurarse de que saben __por qué__ se les pide que asistan – aumenta el entusiasmo, la participación y la satisfacción general por la reunión. || Giving careful thought to what you want to have happen as a result of your meeting and clearly communicating those goals will have an immediate positive effect on your organization. Don’t forget to evaluate post-meeting to see if you met or exceeded your goals. || **3. ¿Cuáles son los resultados esperados?** Pensar cuidadosamente qué deseas que suceda como resultado de tu reunión y comunicar claramente esos objetivos tendrá un efecto positivo inmediato en tu organización. No olvides la evaluación posterior a la reunión, para saber si se alcanzaron o excedieron los objetivos. ||
 * 1. ¿Cuál es el propósito de la reunión?**
 * **2. Who should attend – and why?**
 * **3. What are the expected outcomes?**
 * Experienced facilitators add value by helping the meeting convener think through these issues. You can too! || Al ayudar a quien las convoca a pensar en estas cuestiones, los facilitadores experimentados agregan valor a las reuniones. ¡Tú también puedes! ||

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 * International team of consultants specialized in helping groups have more effective meetings and make better decisions || Equipo internacional de consultores especializados en ayudando a grupos realizar reuniones efectivas y tomar mejores decisiones ||

Novedades Primer módulo,"Cómo Guiar Reuniones Efectivas" será impartido en Lima, Perú, Los Angeles, California, Montevideo, Uruguay y Cuernavaca, México, de Junio en adelante. Mayor información visite www.iifac.org

http://iifac.org

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